Cum e sa fii om de PR care trimite comunicate cand e “out of office”?

A trecut ceva timp de cand nu am mai scris ceva in zona „greseli de PR”. Am mai zis ca am asa de multe stranse ca as putea scoate o carte, iar azi va prezint o situatie pe care o intalnesc destul de des. Pe scurt: primim comunicate, le publicam si, daca trimitem un raspuns (fie cu confirmarea publicarii, fie pentru a cere mai multe detalii, imagini etc.), primim un raspuns standard cum ca expeditorul este… „out of office”. Cum ar veni, acestia sunt cei mai harnici PR-isti/angajati: lucreaza chiar si cand au zi libera.

Out of office, photo by docstockmedia / Shutterstock

Am zis ca o data, la o persoana, este o intamplare. Nu foarte inspirata, dar intamplare. Cand insa aceeasi situatie se repeta la oameni diferiti, ani la rand, inseamna ca exista o problema.

Si inca un lucru: hai sa zicem ca acel mesaj a fost pus pentru alta perioada si PR-istul in cauza a uitat sa il scoata. Se poate intampla. Dar cand este personalizat cu data in care s-a trimis comunicatul, este clar ca nu este o scapare. In plus, una e sa existe acel mesaj, dar persoana in cauza sa fie totusi disponibila si sa raspunda (stiu, e contradictie, dar s-a intamplat o data sa remarc aceasta situatie), si alta e sa fie „pe bune”, sa nu fie disponibila persoana si niciun alt coleg sa nu fie in „cc” si sa poata prelua mesajele si sa raspunda, atunci cand este cazul.

Mai mult, sa zicem ca nu e musai o problema ca se trimite un mesaj cu confirmarea publicarii. Va vedea mesajul cand va reveni la birou – desi, poate, jurnalistul a pus un logo gresit sau informatii incorecte pe care PR-istul ar putea sa le rectifice rapid. Dar cand un jurnalist cere detalii sau materiale suplimentare, atunci este o problema cu faptul ca PR-istul nu este la birou si ca nu raspunde.

Si asa vin si eu cu intrebarea la care poate imi raspund oamenii care lucreaza in domeniul comunicarii si carora li s-a intamplat sa trimita comunicate, dar sa fie „out of office”: de ce aceasta alegere? De ce nu s-a trimis pur si simplu in alta zi? Sau de ce nu s-a trimis de alt coleg (ori macar cu CC la altcineva care sa poata raspunde)?